RN Servis EU, s.r.o.

Důvody pořízení systému

Před několika lety se RN Servis rozhodl pro zavedení komplexního informačního systému, který by podpořil rychlý růst firmy a usnadnil řízení procesů. Mezi hlavní důvody patřily:

1. Rostoucí počet realizačních týmů, které mezi sebou potřebovaly sdílet kapacity a informace.

„Když máte několik týmů, které se neustále pohybují mezi zakázkami, koordinace po telefonu už nestačí. Je potřeba mít platformu, kde se budou sdílet informace a řídit projekty“, popisuje hlavní důvod Jan Paulík, COO v RN Servisu.

2. Přibylo administrativy a předávání informací v papírové podobě bylo neudržitelné

Jak firma rostla, rostla i potřeba administrativní podpory. Zvýšil se počet nabídek, ale stále se mezi členy týmu předávaly v tištěné podobě, a tak i úpravy probíhaly na papíře. Nad změnami v zakázkách nebyla kontrola. Navíc bylo složité dohledat všechny doklady, objednávky a spotřebovaný materiál, což vedlo k chybám a ztrátám.

3. Potřeba efektivního řízení projektů

Původní účetní systém RN Servisu neumožňoval spojit všechny doklady a úkoly pod jeden projekt. Zkoušeli používat různé aplikace na řízení projektů, ale chyběla jim integrace s účetnictvím a vlastním softwarem na poskytování servisu zákazníkům.

„Prvním krokem bylo, že jsme si potřebovali sepsat všechny procesy, které máme. Trvalo nám to skoro rok. Výběr vhodného softwaru byl také docela boj. Oslovovali jsme různé firmy, které však nedokázaly odprezentovat, jak nám jejich systém může pomoct. Někteří nedokázali ani ukázat, jak vypadá uživatelské rozhraní. A pak přišla Adaptica s celým týmem. Od prvního momentu bylo vidět, že nám věnuje péči, kterou jsme si představovali“, komentuje výběr Jan Paulík.

Co rozhodlo o výběru Adaptiky

• Kompetentnost a individuální přístup

Jak to vidí RN Servis: „Největší benefit Adaptiky byl její implementační tým. Na konkrétních datech nám ukázali, jak bychom mohli systém používat. Pomohli nám dát dohromady zadání a lidsky jsme si sedli.“

• Podobný způsob projektového řízení a podobné starosti
• Transparentní cenová nabídka

„Dodáváme řešení, které v okamžiku dohody ještě neexistuje, a proto věnujeme velkou pozornost tomu, abychom přesně popsali, co dodáváme a kolik to bude stát. Implementace systému je běh na dlouhou trať, takže se může spoustu věcí zapomenout. Takhle zákazník ví, na čem je v kterémkoliv bodě projektu a společně můžeme hlídat, jestli jsme „na plánu“, říká náš obchodní ředitel, Radek Šebela.

Zavádění systému

Implementace QI trvala zhruba půl roku. V létě se začalo s analýzou a zpřesněním požadavků. Na podzim probíhalo nastavení systému a školení všech uživatelů. V průběhu implementace jsme společně s RN servisem ladili procesy tak, aby na sebe navazovaly a logicky seděly na používání systému.

„Nejsme korporát, musíme hodně dbát na efektivitu. Takže cílem bylo odstranit všechny zbytečné procesy a administrativu“, říká Paulík.

Od nového roku jsme spustili ostrý provoz s osobním dohledem u zákazníka, aby všechno proběhlo hladce. Fyzická přítomnost konzultantů u zákazníka se nám velmi osvědčila. Mnohem rychleji odbavíme uživatelské dotazy.

Využití systému QI v praxi

Systém QI se stal klíčovým nástrojem pro řízení veškerých oblastí RN Servisu. V současnosti pomáhá s účetnictvím a financemi, s projektovým řízením, organizací práce, servisem, sklady, výrobou a vykazováním práce.

Kromě systému QI používá RN Servis MS Outlook a aplikaci WhatsApp pro operativní komunikaci na zakázkách.

Servis jako klíčová služba pro zákazníky

Servisní část firmy se stará o stávající zákazníky. Pravidelně jezdí na profylaktické prohlídky nářezových strojů, chladících zařízení apod. Vše je plánováno prostřednictvím systému QI, který optimalizuje cesty techniků tak, aby byli vždy co nejblíže potřebným zákazníkům, kdyby se objevila závada, která potřebuje rychlou opravu.

Modul Servis zahrnuje klasický desktopový systém, mobilní aplikaci a webový portál pro zákazníky. Ne vždy však zákazníci QI využívají celou šíři funkčnosti. Každá firma si může vybrat jen takové funkce, které se jí hodí. RN Servis například nepoužívá webový portál a evidenci servisovaných zařízení. 

„Dbáme na osobní kontakty, lidé z prodejen už nás znají. My zase známe je a víme, co jsme jim dodali. Proto třeba nepoužíváme evidenci servisovaných zařízení s historií oprav. Máme stálý tým, takže by evidence znamenala práci navíc“, dodává Paulík.